Coordenação Geral de Protocolo e Arquivo realiza oficinas do SEI para servidores

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma ferramenta adotada como solução de processo eletrônico que auxilia a execução do fluxo de trabalho e a transparência das informações institucionais. Ele está em uso no IFS desde 2022 e entre as principais características estão a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

E para que os servidores concursados e terceirizados tenham domínio dessa nova ferramenta, a Coordenação Geral de Protocolo e Arquivo do IFS vai realizar três oficinas presenciais no laboratório 07 do Campus Aracaju. São ofertadas 20 vagas em cada turma, sendo 15 para técnicos administrativos e professores e cinco para terceirizados. A inscrições para a primeira turma se encerram dia 18 deste mês. Já a oficina será realizada nos dias 20 e 25, das 9h às 13h.

As inscrições serão realizadas pelo SIGRH, para os técnicos administrativos e professores. Já para os terceirizados serão realizadas através do e-mail processoeletronico@ifs.edu.br até o preenchimento das vagas, caso exceda o limite, haverá lista de espera.

De acordo com Manuela do Nascimento Silva, coordenadora Geral de Protocolo e Arquivo, o objetivo é capacitar todos os servidores. “No primeiro semestre, pretendemos capacitar servidores da Reitoria e dos campi Aracaju e Socorro e no segundo semestre, a oficina será ofertada para os demais campi em cada localidade”, disse.

Sobre a Oficina

Ainda de acordo com Manuela Silva, a oficina vai apresentar aos participantes, atividades práticas com utilização de ferramentas e funções do SEI, bem como as funcionalidades do Módulo de Pesquisa Pública do Sistema. Esse módulo permite que o cidadão realize pesquisa dos processos administrativos completos, inclusive com os documentos que os compõem, considerando, claro, o nível de acesso conforme circunstâncias. “As buscas de informação podem ser realizadas por meio do número do processo, nome do interessado ou por inserção de palavras chaves. Além de possibilitar a busca de unidade administrativa, tipo de processo ou período de autuação”, explicou a coordenadora.

Sobre níveis de acesso

No âmbito do SEI, são definidas três categorias de níveis de acesso. O Público quando as informações não possuem restrição e podem ser disponibilizadas e acessada por quaisquer usuários; o Restrito, quando as informações são disponibilizadas apenas para as unidades institucionais que o processo esteja tramitando ou já tenha tramitou; e o Sigiloso, quando as informações têm acesso limitado a pessoas credenciadas por legislação.

Manuela Silva destaca que os servidores de cada setor são responsáveis pela categorização das informações produzidas no SEI. ”Por isso estes servidores devem avaliar cuidadosamente o assunto dos processos e dos documentos a serem autuados no sistema e definir o mais preciso possível o nível de acesso”, salientou.

De olho nas datas

1ª Turma

Inscrições: 10/04/2023 a 18/04/2023

Oficinas: 20/04/2023 e 25/04/2023

2ª Turma

Inscrições: 26/04/2023 a 05/05/2023

Oficinas: 09/05/2023 e 16/05/2023

3ª Turma

Inscrições: 22/05/2023 a 29/05/2023

Oficinas: 06/06/2023 e 13/06/2023

Sobre os Instrutores

Manuela do Nascimento Silva – Graduada em Arquivologia pela Universidade Federal da Bahia e Mestra em Ciência da Informação e Conhecimento pela Universidade Federal de Sergipe.

Dulce Elizabeth Lima de Sousa e Silva – Graduada em Arquivologia pela Universidade Federal da Paraíba e Mestra em Ciência da Informação e Conhecimento pela Universidade Federal de Sergipe.

Larissa Andrade Coimbra do Nascimento – Graduada em Arquivologia pela Universidade Federal da Bahia e Mestranda em Ciência da Informação e Conhecimento pela Universidade Federal de Sergipe.